Cổng thông tin Đại lý

CHÍNH SÁCH

HƯỚNG DẪN XUẤT HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ VIS

Vietjet Invoicing System – VIS là phần mềm xuất hóa đơn VAT cho các đặt chỗ có thực hiện thanh toán trên hệ thống đặt chỗ. VIS chạy trên nền web, tương thích với các trình duyệt phổ biến hiện nay: IE, FireFox, Chrome, Safari, Opera.

1. GIỚI THIỆU
Vietjet Invoicing System – VIS là phần mềm xuất hóa đơn VAT cho các đặt chỗ có thực hiện thanh toán trên hệ thống đặt chỗ. VIS chạy trên nền web, tương thích với các trình duyệt phổ biến hiện nay: IE, FireFox, Chrome, Safari, Opera.
Các chức năng của hệ thống xuất hóa đơn VAT:

Xuất hóa đơn cho 1 đặt chỗ theo số PNR khi có yêu cầu.
Xuất hóa đơn cho 1 đặt chỗ có phát sinh thêm phí.
Cho phép in hóa đơn trên khổ giấy A4.
Khi có phát sinh yêu cầu hủy hóa đơn, người sử dụng được phép gửi yêu cầu hủy hóa đơn lên để được xét duyệt cho việc hủy hóa đơn.
Xuất các báo cáo liên quan đến hóa đơn.

2. ĐĂNG NHẬP HỆ THỐNG
Bước 1: Đăng nhập
- Dùng trình duyệt web, truy cập địa chỉ: https://vis.vietjetair.com
- Đăng nhập hệ thống xuất hóa đơn bằng thông tin tài khoản được cung cấp bởi VietJetAir.
- Chú ý khi đăng nhập:
o Hệ thống sẽ khóa tài khoản nếu đăng nhập thất bại sau 5 lần.
o Khi tài khoản bị khóa, liên hệ với người quản trị để được trợ giúp.

Bước 2: Kiểm tra thông tin công ty/đại lý
- Trong lần đăng nhập đầu tiên, hệ thống sẽ hiển thị thông tin công ty/đại lý
o Tên công ty/đại lý
o Địa chỉ công ty/đại lý
o Số tài khoản (ứng với số tài khoản bên hệ thống đặt chỗ Intelisys)
- Lưu ý: các thông tin trên sẽ được hệ thống sử dụng khi xuất hóa đơn (phần thông tin ủy quyền – nơi xuất), khi phát hiện sai sót vui lòng liên hệ với người quản trị để điều chỉnh lại.

Bước 3: Đổi mật khẩu
- Trong lần đăng nhập đầu tiên, hệ thống sẽ yêu cầu người sử dụng đổi mật khẩu.
- Lưu ý khi đổi mật khẩu: Mật khẩu phải có ít nhất 6 ký tự, bao gồm chữ, số và ký tự đặc biệt (!@#$,...)

Bước 4: Đăng nhập thành công
- Sau khi đăng nhập thành công, màn hình chính sẽ xuất hiện

3. XUẤT HÓA ĐƠN
Mô tả chức năng:
- Sau khi thực hiện thanh toán trên hệ thống đặt chỗ, truy cập vào hệ thống xuất hóa đơn để xuất hóa đơn.
- Hệ thống chỉ xuất hóa đơn cho các đặt chỗ có phát sinh thanh toán trên hệ thống đặt chỗ.
- Khi 1 đặt chỗ đã xuất hóa đơn, sau đó phát sinh thêm các phí dịch vụ (mua thêm dịch vụ hành lý, thay đổi hành trình,… ), hệ thống sẽ xuất hóa đơn cho các phí dịch vụ phát sinh.
- Hóa đơn sau khi xuất sẽ không được chỉnh sửa vì bất kỳ do gì.
- Hóa đơn được in trên khổ giấy A4
- Hệ thống chỉ cho xuất hóa đơn VAT thông qua mã đại lý chính thức đã được ký kết hợp đồng với VJC. Các đại lý con sẽ không có quyền xuất hóa đơn thông qua mã đại lý con.
- Đối với các đặt chỗ thực hiện trên web, các kênh sau đây sẽ được xuất hóa đơn: hội sở/phòng vé/kênh thu hộ
- Riêng đại lý/công ty chỉ được xuất các đặt chỗ thực hiện tại đại lý/công ty mình.
Các bƣớc thực hiện:
Bước 1:
1.1 Vào menu “Xuất hóa đơn”

1.2 Giao diện chức năng “Xuất hóa đơn” sẽ xuất hiện

Bước 2: Tìm thông tin đặt chỗ
2.1 Nhập số đặt chỗ
2.2 Nhấn vào "Tìm thông tin đặt chỗ”

Bước 3: Nhập thông tin trên hóa đơn
3.1 Sau khi nhấn “Tìm thông tin đặt chỗ”, thông tin hóa đơn sẽ hiện ra.
3.2 Nhập đầy đủ các thông tin của khách hàng: Tên khách hàng, Mã số thuế, Địa chỉ (nếu có thay đổi).

Bước 4: Xuất hóa đơn
4.1 Kiểm tra thông tin khách hàng, nhập MST nếu có.
4.2 Nhấn vào “Đồng ý xuất hóa đơn VAT”
4.3 Nhấn vào nút “Xuất hóa đơn” để xuất hóa đơn.

Bước 5: In hóa đơn
5.1 Sau khi nhấn vào “Xuất hóa đơn”, một màn hình yêu cầu in xuất hiện. Nếu cửa sổ mới (new tab) trên trình duyệt web không xuất hiện, xem hướng dẫn bên dưới.

5.2 Nhấn vào nút “Print” để in hóa đơn VAT

Lưu ý: Nếu cửa số yêu cầu in không xuất hiện (do cấu hình của từng trình duyệt web), thì nhấn vào dòng bên dưới để mở màn hình yêu cầu in và quay lại bước 5.

Xuất hóa đơn với các tùy chọn:
1. Xuất hóa đơn theo danh sách hành khách:
1.1 Khi có yêu cầu tách hóa đơn theo danh sách khách hàng trên booking, khi thực hiện Bước 2 chọn thêm “Xuất hóa đơn theo danh sách hành khách”.

1.2 Khi thực hiện Bước 3 (Nhập thông tin hành khách), chú ý kiểm tra thông tin cho từng hóa đơn ứng với từng hành khách.

1.3 Quay lại thực hiện Bước 4

2. Xuất hóa đơn kèm chi tiết phí:
2.1 Khi khách hàng có yêu cầu xuất hóa đơn kèm chi tiết phí, khi thực hiện Bước 2, chọn thêm “Xuất hóa đơn kèm theo chi tiết phí”

2.2 Thông tin chi tiết sẽ được liệt kê trong hóa đơn

Một số chú ý quan trọng khi xuất hóa đơn:

Đối với các vé máy bay chưa được đại lý xuất hóa đơn, hệ thống sẽ xuất tự động định kỳ 10 ngày/ tương ứng với khoản thời gian như sau:

+ Lần 1: xuất hóa đơn cho các thanh toán từ ngày 01-10 hàng tháng.

+ Lần 2: xuất hóa đơn cho các thanh toán từ ngày 11-20 hàng tháng.

+ Lần 3: xuất hóa đơn cho các thanh toán từ ngày 21 đến ngày cuối cùng của tháng.

Đại lý lưu ý thông báo với khách hàng liên hệ lấy hóa đơn ngay sau lúc thanh toán hoặc chậm nhất là ngày cuối tháng.

Đối với các hóa đơn đã được xuất tự động, sau đó khách hàng liên hệ đại lý yêu cầu xuất hóa đơn, thì đại lý:

+ Cập nhật thông tin trên hóa đơn: hạn chót cho việc cập nhật là ngày 20 của tháng tiếp theo.

+ Đối với những code vé mà khách yêu cầu tách code/ xuất hóa đơn theo danh sách hành khách: đại lý vui lòng gửi yêu cầu hủy trực tiếp trên hệ thống với lý do hợp lý, phòng TCKT của Vietjet sẽ kiểm tra và xử lý.

Đại lý có nhu cầu xuất tất cả hóa đơn về thông tin cố định của chính đại lý, vui lòng gửi thông tin về email: duytran@vietjetair.com để được hỗ trợ.

- Nếu 1 đặt chỗ đã được hệ thống xuất hóa đơn, hệ thống chỉ cho công ty/đại lý in lại hóa đơn chứ không thực hiện xuất hóa đơn.
- Trên tờ hóa đơn lúc này sẽ có dòng chữ, “Ngƣời mua không lấy hóa đơn” – (TT153-BTC)

Do hóa đơn đã được xuất, nếu khách hàng có yêu cầu thay đổi thông tin, bổ sung mã số thuế, công ty/đại lý có thể thực hiện các bước sau:
o Gửi yêu cầu hủy hóa đơn
o Chờ nhân viên hội sở kiểm duyệt việc hủy hóa đơn trên.
o Nếu yêu cầu hủy được chấp nhận (hóa đơn bị hủy), công ty/đại lý có thể thực hiện xuất lại hóa đơn cho khách hàng.

4. IN HÓA ĐƠN
Mô tả chức năng:
- Hệ thống cho phép công ty/đại lý thực hiện in lại hóa đơn.
- Khi in lại, nội dung trên hóa đơn là cố định.
- Khi in lại, trên hóa đơn sẽ thể hiện là bản sao.
Các bƣớc thực hiện:
Bước 1:
1.1 Vào menu “Danh sách hóa đơn”

1.2 Thông tin về các hóa đơn trong kỳ sẽ xuất hiện trên màn hình chức năng

Bước 2: Tìm hóa đơn cần thực hiện in lại
2.1 Tìm hóa đơn cần hủy theo 1 hoặc các tiêu chí sau:
Theo số PNR

Nếu chỉ nhập số PNR1 thì hệ thống sẽ tìm theo PNR
Nếu nhập cả hai PNR1 và PNR2 thì hệ thống sẽ tìm các PNR trong khoảng PNR1 – PNR2

Theo số hóa đơn

Tương tự trên(tìm theo số HĐ hoặc trong khoảng Số HĐ1 – Số HĐ2)

Theo thời gian

Bước 3: Xem thông tin hóa đơn
3.1 Nhấn vào “Chi tiết” của hóa đơn cần in lại
3.2 Màn hình chi tiết của hóa đơn sẽ hiện ra
3.3 Do thực hiện in lại hóa đơn nên trên hóa đơn sẽ thể hiện là bản sao

Bước 4: Chọn liên hóa đơn cần in

Bước 5: Nhấn In hóa đơn

5. GỬI YÊU CẦU HỦY HÓA ĐƠN
Mô tả chức năng:
- Khi phát sinh yêu cầu hủy hóa đơn (do sai mã số thuế, tên khách hàng,…) thì thực hiện thao tác “yêu cầu hủy hóa đơn”.
- Việc hủy hóa đơn trên hệ thống sẽ được thực hiện qua bước.
o Bước 1: Tại công ty/đại lý sẽ thực hiện gửi yêu cầu hủy hóa đơn
o Bước 2: Tại hội sở sẽ thực hiện bước kiểm duyệt yêu cầu hủy hóa đơn đó (cho hủy hoặc không cho hủy)
- Nếu yêu cầu hủy được chấp nhận, có thể xuất lại hóa đơn với số hóa đơn mới.
Các bước thực hiện:
Bước 1:
1.3 Vào menu “Danh sách hóa đơn”

1.4 Thông tin về các hóa đơn trong kỳ sẽ xuất hiện trên màn hình chức năng

Bước 2: Tìm hóa đơn cần gửi yêu cầu hủy
2.2 Tìm hóa đơn cần hủy theo 1 hoặc các tiêu chí sau:
Theo số PNR

Nếu chỉ nhập số PNR1 thì hệ thống sẽ tìm theo PNR
Nếu nhập cả hai PNR1 và PNR2 thì hệ thống sẽ tìm các PNR trong khoảng PNR1 – PNR2

Theo số Hóa đơn

Tương tự trên(tìm theo số HĐ hoặc trong khoảng Số HĐ1 – Số HĐ2)

Theo thời gian

Bước 3: Xem thông tin hóa đơn
3.4 Nhấn vào “Chi tiết” của hóa đơn cần hủy
3.5 Màn hình chi tiết của hóa đơn sẽ hiện ra

Bước 4: Gửi yêu cầu hủy hóa đơn
4.1 Nhấn vào “Đồng ý gửi yêu cầu hủy hóa đơn”
4.2 Nhấn vào nút “Gửi yêu cầu”

Bước 5: Kiểm tra lại trạng thái hóa đơn
5.1 Hệ thống sẽ đưa ra thông báo và hóa đơn sẽ có trạng thái “Chờ hủy”

5.2 Yêu cầu hủy phải chờ người kiểm duyệt (nhân viên hội sở) xác nhận cho hủy hoặc không cho hủy.

6. TẠO BÁO CÁO HÓA ĐƠN
Mô tả chức năng:
Thống kê, báo cáo các hóa đơn VAT đã xuất theo các tiêu chí sau:
o Theo thời gian
o Theo số đặt chỗ
o Theo đại lý/công ty
Các bƣớc thực hiện:
Bước 1:
1.1 Vào menu “Báo cáo”

1.2 Màn hình giao diện chức năng báo cáo sẽ hiện ra

Bƣớc 2: Xem báo cáo
2.1 Báo cáo có thể được xem theo 1 hoặc các tiêu chí sau:
Theo kỳ tài chính (từ ngày 1 – 30/31 của tháng)
Theo PNR
Theo số hóa đơn
Theo user xuất (chỉ có ở phân hệ hội sở)
Theo Công ty, Đại lý (chỉ có ở phân hệ hội sở)